Achats en ligne

Les achats en ligne permettent d’automatiser les systèmes d’achat et de vente et d’en étendre le champ, de la demande d’achat jusqu’au paiement du fournisseur. Le terme « achat en ligne » inclut les systèmes de commande à partir de l’interface d’administration appelée arrière-boutique, ainsi que les marchés électroniques et les sites Internet des fournisseurs.

Liens avec la facilitation des échanges

A l’ère de l’émergence du numérique, les entreprises utilisent de plus en plus les systèmes électroniques pour rendre leurs chaînes d’approvisionnement plus efficaces, plus prévisibles, et plus sécurisées. Les systèmes de vente en ligne fournissent des données actualisées sur les besoins de la clientèle. Ils offrent également la possibilité de conclure un accord avec un client pour que celui-ci reçoive automatiquement le matériel convenu par voie maritime lorsque son stock atteint son plus bas niveau. Ce même système sera utilisé lors de la phase d’appel d’offre au cours de laquelle le client se déterminera sur le choix du fournisseur. La vente en ligne a l’avantage de la prévisibilité puisque les fournisseurs obtiennent des renseignements à l’avance et ont la possibilité de suivre la progression d’une commande en temps réel et de savoir à quel niveau se situent les marchandises en temps réel. Un produit sera catégorisé comme ayant été « livré », « accepté », ou «en cours de règlement» sans que le fournisseur n’ait à s’en enquérir auprès du service comptable. La transparence et la précision s’en trouvent accrues, car les données sont échangées et sauvegardées électroniquement, plutôt qu’au moyen d’un support papier.

Lignes directrices pour la mise en œuvre

L’installation et la mise en œuvre d’un système d’achat en ligne fait appel à un certain nombre de domaines. La technologie à elle-seule ne peut assurer le succès de ce projet. Tous les acteurs impliqués dans la chaîne d’approvisionnement devront modifier leurs méthodes de travail, ce qui exige l’engagement et le soutien des hauts responsables, ainsi qu’un système de gestion du changement. Lorsque les pratiques et procédures existantes sont en contradiction avec le nouveau projet, la mise en place d’un système électronique rend nécessaire de reconcevoir l’ingénierie des processus d’achat existants. Il est primordial de déterminer le niveau d’intégration entre les solutions d’achat en ligne et les systèmes d’information existants, y compris le système de gestion financière utilisé pour le paiement des fournisseurs/vendeurs (factures en ligne). Il sera peut-être nécessaire de procéder à une analyse des processus d’affaires (Business Process Analysis). Par ailleurs, il est essentiel de mesurer régulièrement la valeur des bénéfices réalisés au moyen d’indicateurs clefs de performance prédéfinis, pour que l’utilisation de tels systèmes continue de se justifier en termes de rentabilité. L’adoption, par les utilisateurs finaux, du système électronique, et la formation de ceux-ci, sont des facteurs clefs pour s’assurer qu’ils vont privilégier l’achat en ligne, quand ils veulent acquérir un produit.

Les systèmes d’achat en ligne requièrent de la part des différents acquéreurs/vendeurs d’avoir la capacité d’utiliser les moyens électroniques pour l’échange de renseignements et de documents informatisés. Cela inclut l’usage de normes communes. Le Langage de balisage extensible XML (eXtensible Markup Language) apparait de plus en plus comme étant la norme de base dans ce domaine. La norme XLM définit le contenu de la communication et la sélection du format général des données commerciales. La conception d’un système d’achat en ligne dans un environnement ouvert permettra de le connecter à d’autres systèmes, afin d’assurer leur interopérabilité et de simplifier la mise à niveau. En raison du caractère juridique de la commande et du paiement, le système doit être doté de mécanismes permettant d’identifier et d’authentifier l’utilisateur en train de passer une commande (signatures en ligne).

L’utilisation de l’électronique dans les transactions internationales requiert un cadre juridique à l’échelon international et national. Bon nombre de pays qui participent au commerce international ont déjà adopté la législation nécessaire pour que leur système juridique s’adapte à l’évolution du commerce électronique. La CNUDCI a élaboré une Loi type sur le commerce électronique , une Convention sur l'utilisation de communications électroniques dans les contrats internationaux et une Loi type sur les signatures électroniques. Par ailleurs, la CEE-ONU, par l’intermédiaire du CEFACT-ONU, a adopté un certain nombre de recommandations pertinentes. On relèvera tout particulièrement la Recommandation 26 et la Recommandation 31, qui proposent des modèles d’accords entre des partenaires commerciaux visant à renforcer la sécurité juridique de leurs relations commerciales. Dans ces documents, il est également question de la nécessaire adaptation de la législation nationale afin de favoriser l’utilisation de l’échange de données informatisées (EDI), y compris celle de la signature électronique, dans les transactions commerciales internationales. La Recommandation 32 de la CEE-ONU propose un code de conduite pour les échanges électroniques de documents commerciaux.

Autres références

Les pouvoirs publics et les fournisseurs des organismes publics ont de plus en plus recours aux systèmes électroniques pour réduire leurs coûts et améliorer l’efficacité et la transparence des processus dans la passation des marchés publics. Parmi ces systèmes, il convient de mentionner les suivants :

• Marché public pan européen en ligne, EU Pan-European Public Procurement Online (Projet Européen PEPPOL)projet ayant pour objectif l’élaboration et la mise en œuvre de normes technologiques pour aligner les processus opérationnels afin de rendre possible la mise en œuvre d’un système intégré de marchés publics électroniques à l’échelle européenne regroupant tous les pays d’Europe, permettant ainsi d’étendre la connectivité et l’interopérabilité entre les communautés de marchés publics dématérialisés,
• SIMAP EU , le portail en ligne pour les marchés publics européens qui fournit des informations sur les marchés publics au sein de l’Union européenne, et
• GeBIZ, le portail en ligne où les fournisseurs peuvent effectuer des transactions avec le Gouvernement de Singapour. .