Paiements électroniques

Le paiement est la dernière étape du cycle de traitement des transactions commerciales. Vu l’effort important consacré à la phase initiale de traitement des comptes créditeurs, qui inclut la réception des facture les organisations doivent être en mesure d'échanger des paiements en temps opportun et de manière rentable. Les méthodes de paiement électroniques permettent un traitement plus rapide, moins coûteux et plus pratique que les chèques.

Pertinence pour la facilitation des échanges

Le traitement des effets à payer et à recevoir se fait encore aujourd'hui essentiellement de manière manuelle, non-intégrée et inefficace. Le processus de l'achat au paiement a longtemps souffert des inefficacités inhérentes à des procédés manuels sur support papier, notamment le manque de visibilité et de contrôle des transactions financières, la non disponibilité d'informations actualisées et les coûts élevés de traitement. Si les acheteurs subissent les frais élevés des paiements par chèques, les fournisseurs, eux, sont confrontés au problème de chèques perdus et des éléments manquants ou insuffisants de rapprochements bancaires.

Le manque de visibilité et l'incertitude des flux de trésorerie, source de préoccupation majeure pour les fournisseurs, est un autre facteur qui dénote le caractère inefficace des opérations manuelles. La pression exercée par les acheteurs pour prolonger les délais de paiement et l'incertitude que cela fait planer sur le processus de paiement posent un autre défi pour les fournisseurs commerciaux. Les fournisseurs, qui ont un accès limité au capital, doivent souvent compter sur les méthodes de financement à coût élevé comme l’affacturage pour financer leur fonds de roulement et améliorer leur trésorerie. Le coût du financement peut être important pour les fournisseurs et, dans de nombreux cas, est répercuté sur l'acheteur sous forme de hausse du prix des biens et services échangés. L’exécution des paiements par voie électronique (paiements électroniques) n’est pas très répandue. L'utilisation d'espèces et de chèques est encore très ancrée dans les transactions commerciales. Alors que les pays en développement commencent à lancer timidement des programmes introduisant cette forme avancée de paiement, d'autres pays plus anciens dans la sphère des échanges ont récemment connu une adoption généralisée des paiements électroniques, phénomène qui est également dû à la mise en place de réglementations et de technologies favorisant la signature électronique. Il est donc souhaitable que les pays en développement tirent les leçons des expériences et des pratiques de pays plus avertis en matière d’échanges et qu’ils s’en servent comme de lignes directrices utiles dans les étapes initiales de leur cheminement personnel en direction du paiement électronique.

Un rapprochement bancaire est un processus qui explique la différence entre le solde bancaire indiqué dans le relevé bancaire de l'organisation, tel qu’établi par la banque, et la somme correspondante figurant dans les propres livres comptables de l'organisation à un moment donné.

Avantages

Selon le type d'outils de paiement électronique et de technologies qu’elle adopte, une organisation peut réaliser les avantages concrets suivants :

la réduction des coûts résultant de la réduction des effectifs, des frais administratifs, d'impression et d'affranchissement,
la réduction de la quantité de papier consommée par une organisation, en particulier avec l'utilisation des
cartes d’achat, qui élimine les bons de commande et les factures,
La compression du cycle d’approvisionnement résultant de la réduction du volume de courrier et de la période de flottement des chèques,
l'augmentation de la capacité à bénéficier de remises pour paiement anticipé, offertes par les fournisseurs en raison de la réduction du temps du cycle de traitement.
l'amélioration de la visibilité des paiements et des dépenses globales, se traduisant par une meilleure prévision des flux de trésorerie et des capacités de gestion des risques,
l'accélération du processus de paiement des droits de douane et des taxes,
la réduction des pertes subies résultant de la fraude sur les chèques, des vols de chèques pré-imprimés et des erreurs de saisie de données, et
l’impact positif sur l'environnement avec une démarche plus « verte » en raison du passage du paiement par chèque aux paiements électroniques.

Autres tendances

Le paiement électronique en ligne pour les activités du commerce électronique et les paiements pour les biens et services utilisant des appareils mobiles (paiements mobiles) sont en expansion à travers le monde. En général, les paiements électroniques sont actuellement plus viables dans les pays développés, qui disposent de l'infrastructure d'Internet et d’une utilisation répandue de ce moyen, ce qui fait défaut aux marchés émergents. Cela a accéléré la croissance, en particulier dans le commerce de détail en ligne. Les paiements mobiles deviennent particulièrement attirants dans les marchés émergents, où ils représentent une méthode rentable et sécurisée de paiement sans numéraire pour différents types et tailles de transactions, et ouvrent l’accès des services financiers aux personnes qui n’ont pas accès aux services d’une banque. Les paiements électroniques et mobiles sont des questions « en vogue » depuis un certain temps déjà. De nouveaux acteurs et concurrents non bancaires, en particulier, ont offert avec enthousiasme ces nouveaux types de paiement. Cependant, il ne s’agit pas fondamentalement de nouvelles méthodes de paiement, mais plutôt des versions électroniques des méthodes de paiement traditionnelles. Les fonctionnalités mobiles/électroniques facilitent le lancement et le suivi des procédures de paiements, quelque soit le temps ou le lieu. Les virements peuvent facilement être faits en utilisant un ordinateur ou un téléphone portable. Les informations contenues dans la bande magnétique ou la puce de la carte de paiement traditionnelle peuvent également être stockées dans une partie sécurisée du PC ou du téléphone portable. La différence fondamentale avec les services de paiement traditionnels est que les nouvelles méthodes de paiement sont entièrement électroniques et peuvent être intégrées efficacement dans les systèmes des clients.

Références

Lecture utile: la publication de la Deutsche Bank intitulée "e-Invoicing-final step of an efficient invoicing process"