Prescriptions en matière de documents

Les prescriptions en matière de documents pour le transport proviennent généralement des Conventions et accords internationaux, tels que ceux de la Commission de l'ONU pour l'Europe (CEE-ONU)visant à la facilitation du transport transfrontalier.

Les documents requis portent sur les sujets suivants:

  • La propriété des marchandises, en particulier lorsqu’un changement intervient au cours du transport ; l’un des cas particuliers est le connaissement négociable de transport: la Recommandation n° 12 de la CEE-ONU préconise l’utilisation de la lettre de transport maritime non négociable.
  • La preuve que les permis et certificats requis ont été obtenus pour les marchandises, leur emballage, les moyens de transport utilisés et l’itinéraire choisi.
  • L’obligation de se conformer à certaines procédures, règles, itinéraires, équipements et arrêts.
  • Les documents concernant les marchandises (comme le connaissement, la lettre de transport aérien, la lettre de voiture ferroviaire ou routière), qui doivent accompagner les marchandises durant le transport, ainsi que les conditions qui régissent la transmission de ces documents par voie électronique.
  • Les conditions et les obligations en termes de responsabilité qui régissent les contrats, en particulier les « Incoterms » de la Chambre internationale de commerce, dont l’usage est largement répandu.
  • Les documents qui doivent être fournis aux autorités compétentes, parmi lesquels figurent les déclarations et permis, ainsi que les documents qui accompagnent les marchandises, comme la facture qui doit être jointe à la déclaration en douane.

Les prescriptions en matière de documents ont des répercussions sur l’échange de documents tout au long de la chaîne de transport et sur sa gestion. Il arrive que certains documents sur support papier, notamment les lettres de voiture, doivent accompagner les marchandises physiquement. Ces documents, ainsi que d’autres, peuvent être échangés à l’avance par voie électronique, c’est-à-dire avant que les marchandises n’arrivent effectivement à destination, ce qui permet de préparer à l’avance l’arrivée de la livraison. Même si des documents sur support papier doivent impérativement être joints aux marchandises, un échange en ligne permet un passage sans encombre par toutes les étapes de la procédure à l’arrivée, tout en facilitant le traitement des différentes opérations commerciales. L’arrivée des documents à destination en même temps que les marchandises, voire plus tard, retarde l’acheminement des marchandises et leur livraison au destinataire. Dans certains cas, il est nécessaire de rassembler les documents requis à la fin de la chaîne de transport (tels que les documents de douane qui accompagnent les marchandises) dès le début du transport et de les transmettre à toutes les parties au cours des différentes étapes.

Pour les communications électroniques, les messages relatifs au transport et les listes de codes du CEFACT-ONU (conformément aux recommandations du CEFACT-ONU, en particulier la Rec. n° 16 sur les codes des noms de lieux, la Rec. n° 19 sur les codes des modes de transport, la Rec. n° 20 sur les codes des unités de mesure, la Rec. n° 21 sur les codes des emballages, la Rec. n° 23 sur le code du prix de fret, la Rec. n° 24 sur le statut des échanges commerciaux et la Rec. n° 28 sur les codes des moyens de transport) constituent une nomenclature largement utilisée.

Les principaux problèmes qui se posent en termes de facilitation des échanges sont : la connaissance et le respect de la législation internationale et nationale ; l’émission, en temps voulu, de documents correctement rédigés pour l’accompagnement des marchandises ; un passage des frontières efficace grâce à la transmission anticipée des renseignements requis contenus dans les documents (tels que la lettre de transport, le manifeste et la déclaration en douane) et qui permet le pré-dédouanement des marchandises ; l’utilisation de documents non-négociables plutôt que négociables ; et l’utilisation de documents électroniques plutôt que sur support papier.

La mise en œuvre des instruments suivants contribue à la promotion de la facilitation des échanges : les Conventions et Accords Internationaux de la CEE-ON; la Recommandation n°12 de la CEE-ONU qui préconisel’utilisation de lettres de transport maritimes non négociables plutôt que négociables ; l’échange moderne de renseignements pour un traitement plus efficace des documents, en utilisant, par exemple, la Recommandation n° 1 de la CEE-ONU sur la formule-cadre des Nations Unies pour les documents commerciaux; et les documents normalisés des organisations internationales du transport, telles que le connaissement de la FIATA.