Harmonisation des données

Le CEFACT-ONU définit l'harmonisation des données comme un processus itératif de collecte, de définition, d’analyse et de rapprochement des prescriptions des administrations publiques en matière d’information, et la normalisation des données comme le recensement de ces données simplifiées conformément aux normes internationales. (*).

Intérêt pour la facilitation du commerce

Au cours d'une transaction commerciale transfrontalière, les opérateurs commerciaux et les autres fournisseurs de services de transport et de logistique doivent fournir des informations à de nombreux organismes de réglementation et à d'autres partenaires de la chaîne d'approvisionnement. Les informations nécessaires portent sur les produits, leur conditionnement, leur poids, leurs dimensions, le moyen de transport utilisé, et des données concernant l'importateur et l’exportateur. Il se produit donc un échange d’un grand nombre de documents commerciaux différents, essentiellement sous format papier. De ce fait, les parties concernées consacrent beaucoup de temps à préparer les données, à remplir les documents et à les soumettre. Or, en l’absence d’harmonisation et de normalisation des données, les exigences et les documents diffèrent d’un organisme à l’autre. De plus, les données sont comprises de différentes manières, et peuvent ne pas avoir la même signification. Tout cela complique davantage la gestion des exigences en matière de renseignements et accroît le risque d'erreurs. Les différences au niveau des ensembles de données entravent également l’échange entre les organismes, de sorte que la même information doit souvent être soumise plus d’une fois.

Avantages

L'harmonisation et la normalisation des données facilitent la présentation et le traitement des renseignements commerciaux (documents et données), et peuvent contribuer à:

  • réduire les prescriptions en matière de renseignements en éliminant les redondances et les doubles emplois, ce qui rend la communication plus facile,
  • améliorer la qualité des données, d’où une diminution du risque d’erreurs,
  • faciliter la réception, le traitement et le contrôle des informations, et
  • faciliter l'échange de données et améliorer l'automatisation, ce qui garantit l'interopérabilité.

L'harmonisation des données est un aspect important pour tout projet d'automatisation, en particulier lorsqu’il s’agit de Guichet unique pour le commerce, du passage au commerce sans papier, et de l’alignement de documents.

Processus d'harmonisation des données

L'harmonisation des données « implique un ensemble d'activités qui améliorent la cohérence dans l'utilisation des éléments de données au niveau de leur signification et du format de la représentation» (*). Cela s’effectue généralement au niveau sémantique avant d'envisager la structure de documents. La syntaxe du message peut être crée, plus tard, à partir de règles de désignation normalisée qui peuvent faire partie de la norme de Spécifications techniques. Cela permettra de garantir l’harmonisation de la syntaxe du message, lorsqu’elle provient de la sémantique grâce à l’utilisation des Règles de désignation et de conception (NDR)dans le cadre des spécifications techniques basées sur des normes.

On compte à présent deux guides qui expliquent les différentes activités et les instruments qui peuvent être utilisés dans le cadre de l'harmonisation des données (cf. Solutions et instruments). Le processus commence généralement par faire l’inventaire des exigences en matière de données, établir la définition des données recueillies, procéder à l'analyse des besoins en matière de renseignements et d’éléments de données, et faire le rapprochement des données (par exemple la consolidation des données définies et analysées relatives au commerce et l'alignement aux normes internationales). Le résultat de ces opérations est un ensemble de données nationales simplifiées et normalisées qui permettent l’élaboration de documents électroniques.

Solutions et outils

Conformément au résumé sus indiqué, un processus d'harmonisation de données utilise idéalement l' l’analyse du processus d’affaires dans la phase de collecte, pour identifier et recenser les exigences en matière d’information et de documents et le flux de documents et de données. Cette analyse donne une image claire de la situation qui prévaut et permet d'identifier les redondances.

Les normes internationales, telles que l’UNTDED et les listes de codes recommandées devraient faire partie du processus de définition et d'analyse des données. L’UNTDED est un dictionnaire d'éléments de données commerciales qui identifie clairement et sans ambiguïté des éléments de données (le nom d'un élément de données, la description et le numéro à quatre chiffres) dans les documents commerciaux analysés. La cohérence s’en trouve ainsi assurée par la référence à l’UNTDED. Dans la phase de rapprochement et pour l’élaboration de documents électroniques, l’utilisation d'autres modèles de données de référence permet la mise en correspondance des données commerciales. Dans le cas où des normes existent pour les messages dans le domaine du projet, le processus devrait tenir compte de l’harmonisation qui existe déjà. En fait, il est souvent préférable de réutiliser les éléments sémantiques existants plutôt que de produire un nouvel ensemble. Par conséquent, les données devraient être représentées dans un Modèle de données comme la Bibliothèque des composants communs ou Modèle de données de l’OMD. Cela permet non seulement de valider le processus, mais également d’assurer une meilleure interopérabilité avec les systèmes qui utilisent déjà les normes.

Guides pratiques

Les guides pratiques élaborés par l’UNNExT, le CEFACT-ONU et l'OMD peuvent être utiles dans la conception de projets d'harmonisation de données. Il s’agit:
du Guide de l’UNNExT pour la modélisation et l’harmonisation des Données
de la Recommandation n° 34 de la CEE-ONU et du CEFACT-ONU
et du Modèle de données de l’OMD, harmonisation des données du Guichet Unique