دليل الأمم المتحدة لتصميم المستندات التجارية

يعتبر دليل الأمم المتحدة لتصميم المستندات التجارية نموذجاً يستوعب المواصفات المتفق عليها حول حجم الورقة، وهوامشها، وتصميمها، وعرض البيانات. ويشير لموقع معلومات بعينها (أنظر صورة النموذج المرفق أدناه).
والديل جزء أساسي من عملية مواءمة المستندات حيث يزود بقوالب لكثير من المستندات التجارية. صُمِّمت المستندات في الأصل لكي تستعمل بمثابة أوراق مغلفة بالكربون، حيث أنه في الوقت الذي تعبئ فيه ورقة تقوم بنسخ صور أخرى طبق الأصل.
دليل تصميم المستندات جزء أساسي من عملية مواءمة المستندات، إذ يقدم قوالب لكثير من المستندات التجارية. صُمِّمت المستندات أصلاً لكي تستعمل بمثابة أوراق كربونية، لهذا حينما تملأ ورقة، تقوم على الأقل جزئياً بملء أوراق أخرى خاصة إذا كانت الأوراق من نفس الحجم. تؤكد مواءمة المستندات مع دليل تصميم المستندات على استعمال كثير من المستندات للجوانب المرئية نفسها (النموذج، وحجم الورقة، وتصميم الصندوق، وموقع الصناديق على المستندات). ويكفل دليل الأمم المتحدة لتصميم المستندات استعمال الأطراف للعبارات الموحدة للمساعدة في ملء النماذج.
طورت لجنة الأمم المتحدة الاقتصادية لأوروبا دليل الأمم المتحدة لتصميم المستندات التجارية في حقبة الستينات من القرن الماضي ونشرته مع توصية اللجنة حول دليل تصميم المستندات التجارية في عام 1973 ومرة أخرى في عام 1981.

Master Document Layout


تطبيق دليل الأمم المتحدة لتصميم المستندات التجارية

النموذج الموحد لتصميم المستندات، والنماذج والمستندات النموذجية

دليل الأمم المتحدة لتصميم المستندات التجارية ليس وثيقة في حد ذاته، بل هو متاح ليكون نموذجاً لكل الجهات التنفيذية لإعادة استعماله لتطوير المستندات الأخرى الدولية أو الوطنية، والنماذج الموحدة، والنماذج الرئيسة. تقدم هذه المستندات العامة عناصر بيانات وفقاً لدليل الأمم المتحدة. وفقاً للتوصية الأولى لمركز تيسير الإجراءات والممارسات فإن المستندات القطاعية تعتبر موجهاً للمزيد من عناصر البيانات الشائعة والمتخصصة التطبيق أو الخاصة بقطاع معين. أمثلة ذلك المستندات الجمركية الخاصة بنماذج الإعلانات الجمركية (1965 و1977)، ووثيقة الشحن التى وضعتها الغرفة الدولية للشحن (1972). أما المستندات التجارية الوطنية فهي تقدم عناصر بيانات وفقاً لدليل الأمم المتحدة لتصميم المستندات الذي يعدّ الموجه لصيغة المستندات لأي عناصر بيانات مطلوبة على الصعيد الوطني بهدف وضع سلسلة من الصيغ الموحدة للمستندات التجارية. تُعتمد الصيغ الوطنية (بوجود سلسلة من النماذج الموحدة أو عدمها) غالباً باعتبارها معايير وطنية. وتُطور المستندات الموحدة مع دليل الأمم المتحدة أيضاً لاستعمالها على مستوى الشركات. وهنا تُطور وثيقة الشركة الرئيسة لتغطي كل النماذج ذات الصلة. باستعمال النهج الموحد، يمكن استنباط كل هذه المستندات المستعملة لأغراض تنظيمية أو لمتطلبات الشركة الداخلية من الوثيقة الرئيسة التي تحتوي على كل البيانات ذات الصلة في الموقع المعين. هنالك بعض النماذج الموحدة المتسقة مع دليل الأمم المتحدة لتصميم المستندات التجارية، مثل مذكرة الشحن بالسكك الحديدية (1980) بموجب الاتفاقية المتعلقة بالنقل الدولي بالسكك الحديدية، ونموذج النقل البري (1975) بموجب اتفاقية النقل الدولي البري. وهنالك نماذج معايير وطنية متسقة مع دليل الأمم المتحدة مثل إعلانات الجمارك الوطنية. صُمِّم المستند الإداري الموحد التابع للاتحاد الأوروبي EU SAD وفقاً لدليل الأمم المتحدة. ينعكس مثال آخر على تطبيق دليل الأمم المتحدة في صيغة الفاتورة الموحدة الواردة في التوصية رقم 6 من لجنة الأمم المتحدة الاقتصادية لأوروبا .

مستندات تجارية أساسية تستند على دليل الأمم المتحدة

كما تطور دليل الأمم المتحدة ليشمل البيانات وللتصميم على غالبية المستندات المستعملة في التجارة الدولية، يمكن مواءمة المستندات التجارية الأساسية مع دليل الأمم المتحدة. نُشرت المباديء التوجيهية الخاصة بتطبيق دليل الأمم المتحدة لتصبح موجهاً تثقيفياً ملحقاً بالتوصية رقم 1. وهي تدرج قائمة بالمستندات الرئيسة المعدة والمستعملة من أصحاب المصلحة في مختلف مراحل سلسلة الإمدادات الدولية. ما يلي فئات مستندات دليل الأمم المتحدة:


مع أن هذه المجموعة من المستندات منفصلة عن بعضها الآخر في عملية سلسلة الإمدادات بموجب وظيفتها إلا أن لها هيكل متشابه، مما يساعد على مواءمة كل المستندات.


دور التجارة اللاورقية

على الرغم من انتشار في الشبكة الالكترونية، ما زالت هنالك حاجة للمستندات الموحدة. حتى ولو لم تُملأ يدوياً، أصبحت المستندات الموحدة الآن جزءاً من عملية العرض التصويري للبيانات التي ما زالت مطلوبة. يتطلب العرض التصويري للبيانات رؤية العناصر اللازمة في مرحلة معينة في سلسلة الإمدادات. على سبيل المثال، أصبح المستند الإداري الموحد في الاتحاد الأوروبي حالياً يخضع للتشغيل الآلي. وعند الطلب، يجوز للنظم الالكترونية إنتاج المستند الإداري الموحد المتسق مع توصيات دليل الأمم المتحدة. تظل متطلبات العرض التصويري للبيانات جزءاً من التجهيز الآلي، وربما ترغب السلطات المعنية في الإطلاع على مختلف الصيغ المعروضة على الشاشة، وإن كانت هنالك حاجة لطباعتها، يُفضل إتباع الصيغ الموحدة القائمة سلفاً. لهذا يمكن لمجموعات المستندات المعدلة في النظم الالكترونية أن تبقى جزءاً من العرض التصويري لتبادل البيانات.
انعكس هذا الوضع في الموجهات الجديدة الصادرة عن مفوضية الاتحاد الأوروبي (موجهات المجلس رقم: 2010/45/EU) حول ضريبة القيمة المضافة، وقد أصبحت الموجهات سارية المفعول في كل أنحاء الاتحاد الأوروبي في عام 2013 وتتطلب أن تكون الفاتورة الالكترونية قابلة للعرض التصويري باعتبار ذلك جزءاً من عملية المراجعة. بذلك تستطيع السلطات ومدققو الحسابات تدقيق العناصر الأساسية في الرسالة. ولهذا، ابتداءً من العام القادم، لا تخضع الأعمال الأوروبية للمتطلبات الورقية حيث يُقبل بعرض المستند على شاشة الكمبيوتر. إذا قدم مصممو النظام الالكتروني صيغة تُعرض على الشاشة ومناسبة للطباعة، يجوز للمستعمل أن يطبع الوثيقة عند الضرورة.

* images Copyright Sue Probert SEPIAeb Ltd 1992-2012