المتطلبات المستندية

كثيراً ما تنشأ المتطلبات المستندية للنقل من الاتفاقيات والاتفاقات الدولية، مثل تلك الصادرة عن لجنة الامم المتحدة الاقتصادية لأوروبابشأن تيسير التجارة عبر الحدود. تتعلق المتطلبات المستندية بالمسائل التالية:

  • ملكية السلع، وبخاصة عندما تتغير هذه الملكية أثناء النقل. ومثال ذلك بوليصة الشحن القابلة للتداول التي تقترحها التوصية رقم 12 للجنة الامم المتحدة الاقتصادية لاوروبا للاستخدام بدلاً من استخدام قائمة الشحن البحري غير القابلة للتداول؛
  • إثبات أن التراخيص والشهادات اللازمة قد تم الحصول عليها للسلع، أو لتعبئتها وتغليفها، أو لوسيلة نقلها أو مسار نقلها؛
  • الأوامر باتباع إجراءات وأحكام ومسارات، ومرافق، وأماكن توقف بعينها؛
  • المستندات الخاصة بالشحنة (مثل بوليصة الشحن، وبوليصة النقل الجوي، ومذكرة الشحن بالسكك الحديدية، أو النقل البري) التي ينبغي أن ترافق السلع أثناء النقل، علاوة على شروط توفير هذه المستندات إلكترونياً؛
  • الشروط والمسؤوليات التي يُنفذ بمقتضاها عقد النقل، ولاسيما مصطلحات التجارة الالكترونية التي يكثر استخدامها؛
  • المستندات التي تقدم إلى السلطات بما فيها الإقرارات والرخص، ولكن أيضاً المستندات المصاحبة، مثل الفاتورة التجارية التي تقدم مشفوعة بالإقرار الجمركي.

تؤثر هذه المتطلبات المستندية على تبادل المعلومات على نطاق سلسلة النقل وإدارتها. ويُشترط أن تصاحب بعض المستندات السلع فعلياً. ويمكن تبادل هذه المستندات وغيرها مقدماً في شكلها الالكتروني قبل الوصول المادي للسلع، مما يسمح بالإعداد لتسلمها في مرحلة مبكرة. وحتى عندما يتعين أن تصاحب المستندات الورقية مثل هذه السلع، فإن تبادلها إلكترونياً سيسمح بمرورها بسلاسة من إجراءات الوصول، وهذا من شأنه تيسير عمليات التجارة. ولكن إذا وصلت المستندات مع السلع، أو بعد وصولها، فإن ذلك سيؤدي إلى تأخير نقل السلع وتسليمها إلى المرسل إليه.

وقد يتعين تجميع المتطلبات المستندية عند نهاية سلسلة النقل في مستهل عملية النقل وتمريرها بين كل الأطراف على طول حركة النقل.

فيما يتعلق بالاتصالات الالكترونية، فإن رسائل النقل وقوائم الترميز لمركز الامم المتحدة لتيسير التجارة والمعاملات التجارية الالكترونية (كما ورد في توصيات لجنة الامم المتحدة الاقتصادية لاوروبا) تعطي إطاراً يستخدم على نطاق واسع، وبصفة خاصة، التوصيات: رقم 16 لرموز المواقع، و19 لوسائط النقل، و20 لوحدات القياس، و21 لأنواع التعبئة والتغليف، و23 لرموز تكاليف الشحن، و24 لرموز الوضع القائم، و28 لأنواع وسائل النقل.

إن موضوعات تيسير التجارة هي: معرفة التشريعات الدولية، والوطنية، والامتثال لها؛ استصدار المستندات الصحيحة التي تصاحب السلع في حينها؛ عبور الحدود بكفاءة بفضل الحصول على المعلومات اللازمة من المستندات مقدماً (مثل قائمة الشحن، وبيان الشحن، والاقرارات الجمركية) ومن ثم الموافقة المسبقة على السلع، استخدام المستندات غير القابلة للتداول عوضاً عن المستندات القابلة للتداول، واستخدام المستندات الالكترونية عوضاً عن المستندات الورقية.

يمكن دعم تيسير التجارة عن طريق تنفيذ التوصيات الواردة فيالاتفاقيات والاتفاقات الدولية للجنة الامم المتحدة الاقتصادية لأوروبا: التوصية رقم 12 بشأن استخدام قوائم الشحن غير القابلة للتداول عوضاً عن بوالص الشحن القابلة للتفاوض، تبادل المعلومات الحديث من أجل معالجة المستندات بكفاءة، على سبيل المثال، عن طريق اتباع التوصية رقم 1 للجنة الامم المتحدة الاقتصادية لأوروبا بشأن دليل الامم المتحدة لتصميم المستندات التجارية، استخدام المستندات المعيارية من منظمات التصدير الدولية مثل بوليصة شحن الاتحاد الدولي لروابط وسطاء الشحن (FIATA).